外贸企业的日常操作过程中，每天、甚至每时每刻都在发生着下面的一些情况

主管需要一份与客户之间的历史报价信息、曾经打过的样品信息，与工厂的询价信息、订单信息等文件.

客户询问订单的操作情况的时候：生产计划是怎么安排的、目前处于哪个生产阶段、具体的完成情况是怎么样的

流程中的一项操作完成之后，需要下个操作能及时、准确的掌握上面操作中的数据、信息、以及一些需要特殊说明的地方

作为管理者，随时需要了解具体业务的进展情况、历史数据的汇总，以及对数据横向、纵向等角度的对比信息

在鞋类行业的外贸操作过程中，上面的一些情况作为基本运作事件每天都会发生，当然还有很多其他的情况，而且复杂性远非上面的情况能比。对上述事件的处理方式的不同，便体现了企业运作流程、管理模式、工作方式的不同，并能体现出两种方式的工作效率、提供的服务质量、在行业内竞争力情况。在传统的企业运作过程中，我们来看会遇到什么样的情况：

在处理第一个事件的时候，具体的业务员是通过在本地电脑的文件夹中查找。这就取决于当时储存的文件夹名字、储存的文件名字，如果命名时候的规则不规范、或者忘记名字怎么办？就要对类似的文件逐个打开确认是否是自己需要的，回想一下我们有多少这样的经历，在这样的过程中有花费了多少时间。

在处理第二个事件的时候，相关人员就要通过E-mail、或者电话的形式询问相应的工厂或者QC，经过一番询问后似乎仍然没有满足自己的问题。更糟糕的是遇到对方处于各种原因没有回复怎么办呢？恩威并施、反复的追踪，精力、时间、耐心在一点点的在丧失，回想一下我们是不是经历了很多的这样情况呢？

在处理第三个事件的时候，上一阶段的操作人员要首先将相关文件传递给下个阶段的操作人员，并通过口头或书面的形式对特殊要求予以交代。在文件的传递过程中，我们是不是要与对方询问是否已经收到、收到后是怎样处理的呢、进行相应处理的时候是否将要求放在旁边提醒自己呢？如果我们没有与对方确认的过程，误以为对方已经收到，这将产生怎样的后果呢？

在处理第四个事件的时候，要么管理者、要么管理者的助理将所有的历史数据找出来，经过一种工具的处理，计算出所需要的数据信息。找到的历史文件是否充分、如何在历史文件中提取需要的数据、查找历史数据需要的时间等等都是查找者将遇到的问题？对于管理者所需要的现有订单操作情况的了解同样类似第二点的问题。