各主要模块的定义与功能
一、产品管理
一个企业的产品代表着公司的形象和经营能力，对产品进行规范、有序的管理是公司经营的前提。一方面产品中所包含的信息要为公司的日常经营做好信息准备。
1， 产品中包含了充足的数据信息，不仅是文字、数字方面的、也要包括图片信息。
2，产品的数据信息保存要规范、有序。
3，对需要的产品信息具有可获得性、获得的方式要简洁，并能对需要的数据信息进行引用，避免重复编辑。
4，同时要考虑到产品信息的安全性，在企业内部也要有一定的权限设置。
5，在对产品的数据信息进行管理的同时，实现文件的自动输出、打印。比如产品清单、图片信息。
二、客户样品管理
对客户的样品管理不完全等同于产品管理，客户样品是在客户有具体需求的前提下进行的，之后是对企业中已有产品的数据信息的使用。在处理客户样品的时候，要充分考虑到这一点，在为客户服务的最初阶段展示公司的运作能力和自身价值。
1，在给客户打样、报价的过程中可以充分使用公司已有的产品信息，通过产品信息的简易的可获得性进行需要信息的应用。
2，可以根据客户的实际需求对已有的产品进行二次开发，也可以对未有产品进行新的开发，来实现对客户的样品管理。
3，通过对客户样品单、询价的处理完成转换后的样品单的下达，并通过该项操作实现了客户样品、客户询价的数据信息的集中管理，在以后的应用、查询过程中便可轻松的获得需要的数据信息。
4，在对样品进行对外报价的操作中，要实现管理层对报价的审批，完成对流程的控制、监督工作。
5，在对客户样品进行处理的操作中，如果需要收取样品费用，财务人员要对样品费用的收取进行控制、监督。
6，在对客户样品的数据信息进行管理的同时，实现文件的自动输出、打印。比如给开发工厂的样品单、给工厂的询价单、寄样时使用的寄样发票、寄样清单、给客户的报价单。
三、客户合同管理
客户合同管理是外贸公司的实现服务增值的开始，在竞争越加激烈的环境下接到客人大量的订单表明了企业在同行业内的一定价值，是企业内所有人员共同努力的结果。但是如何将客户合同进行规范、准确、及时的处理，为以后的工作准备好基础的数据信息是工作的重中之重。
1，对于客户常用的合同条款、唛头信息等要避免重复的编辑工作，通过快捷的引用一方面提高了工作的效率、另一方面保证了信息的准确性。
2，对于合同中的产品信息，大多来自外贸公司已有的产品信息、或者以往给客人打过的样品，所以这方面的信息也要避免重复的编辑工作，快捷的引用同样是必要的。
3，在对客户合同进行处理的过程中，要实现管理层对客户合同的审批，完成对流程的控制、监督的工作，以保证经过审批后的合同才能进行后面的操作。
4，对于客户其他方面的文件信息，比如信用证等可以集中保存，实现信息的集中管理，方便以后的查找和应用。
5，在制作出货发票的操作中，合同条款、货物数据、客户要求等信息来源于客户的相应合同，同样避免了数据的重复编辑。该发票是船务管理中的数据基础、操作标准，实现了业务人员和单证处理人员的衔接。
6，在对客户合同的数据信息进行管理的同时，实现文件的自动输出、打印。比如合同审批表、给客户的PI或者合同
四、工厂订单管理
外贸公司在对订单生产过程中的时间、品质、突发事件的掌控上，一直是工作的重点和难点。外贸企业在突破了企业界限的同时也便失去了对外部资源的掌控，特别是在没有与工厂之间形成集成管理、战略伙伴关系的时候，工厂的管理水品低下、操作机制落后，其本身的内力已不足以进行适应市场环境的改进。作为供应链中核心企业的外贸公司就更应该坚定形成供应链运营操作的决心。
1，在工厂的选择，价格、交货时间的确定方面，与其配合的方式等细节方面不仅决定着具体订单能否顺利的生产完成，而且将决定着两者之间关系的发展，是否具有供应链中战略伙伴的意愿、素质将成为考虑的重点。
2，另外，外贸企业要在完善企业内部管理的基础上影响、控制生产工厂的操作方 式、管理机制工厂订单中的数据信息来源于经过审批后的客户合同，没有必要、也不应该再进行重复的编辑工作。
3，工作的重点应该放在丰富、完善对订单操作过程中的信息的掌握上，包括工厂的生产计划，企业内部量产部门对生产的跟踪、验货报告、出货情况的反馈，以及付款申请的操作对于与工厂订单有关的其他方面的文件信息，比如包装资料等可以集中保存，实现信息的集中管理，不仅是方便以后的查找和应用，而且实现相关人员（比如对订单生产进行跟踪的人员）对数据信息的共享。
4，对于付款申请的操作，要实现管理层对付款的审批、财务人员对付款的执行，在对上述操作环节的管理过程中，实现文件的自动输出、打印。比如与工厂之间的采购合同、给工厂的制造单、投产通知书、工厂的生产计划及对生产跟踪反馈的情况表。
5，对客户合同进行处理的过程中，要实现管理层对客户合同的审批，完成对流程的控制、监督的工作，以保证经过审批后的合同才能进行后面的操作。对于客户其他方面的文件信息，比如信用证等可以集中保存，实现信息的集中管理，方便以后的查找和应用。
6，在制作出货发票的操作中，合同条款、货物数据、客户要求等信息来源于客户的相应合同，同样避免了数据的重复编辑。该发票是船务管理中的数据基础、操作标准，实现了业务人员和单证处理人员的衔接。在对客户合同的数据信息进行管理的同时，实现文件的自动输出、打印。比如合同审批表、给客户的PI或者合同。
五、生产跟踪管理
上面已经提到了，外贸公司在对生产的把控上一直是工作中的难点和重点，也谈及了外贸公司要从完善企业内部的管理着手，建立企业内部流程、部门的集成管理，不仅有利于企业内部工作效率、管理水品的提高，而且有利于在积累经验和人员素质的培养，为影响、帮助生产工厂纳入供应链的运营中做好准备工作。
1，对订单生产过程进行跟踪的人员要对业务人员编辑的订单数据信息存在共享的平台，并对业务人员新增、修改的订单信息实现实时的更新。避免再通过其他通讯手段进行询问，保证了数据准确的同时、缩短了交接的时间、提高了工作效率。
2，根据工厂的预排的生产计划进行评估，跟踪人员要在对生产人数、日产量等生产能力有个全面了解后，针对产品的特点对每个生产阶段中可能存在的隐患要有所预测，比如材料的定做、外协工厂的生产能力、针车、成型等阶段可能存在影响总体进度的瓶颈工序是哪些？这些信息同样也要然业务员有共享的可能，业务员、跟单人员都可以通过对这些信息的掌握提早对工作计划作出调整，协调客户、工厂的运作。
3，在实际的跟单过程中，跟单人员要将生产的实际情况及时予以反馈，形成与业务人员之间的互动。一方面适应客户对订单要求的柔性，从而更好的提供客户服务质量，另外一方面也规范了实际的跟单工作，为公司内部的部门集成作出了应有的准备。
4，在对上述操作环节的管理过程中，实现文件的自动输出、打印。比如给工厂的制造单、投产通知书、工厂的生产计划、对工厂生产计划的评估表以及对生产跟踪的情况表、装柜通知书。
六、船务管理
船务管理包括报检、分柜、排载、报关等方面关于货物出口的相应工作以及需要的单据的制作。在这个阶段不仅要考虑数据信息的来源、业务人员对于客户要求的传达、还要考虑操作人员灵活操作的需要，从而既保证了数据与客户合同的一致、又满足了操作人员现实的需要，为货物的顺利出口、以及核销议付做好准备工作。
1，在实际操作中的数据信息完全来源于业务人员制作的出货发票，并将发票的基础数据信息显示为不能更改的只读形式。
2，要充分的体现业务人员对客户要求的转达，实时提醒操作人员按照要求进行操作。
3，要根据实际的需要，保证数据信息与来源一致的同时，可以针对商检工厂、货源地、报关价等具体的信息可以进行需要的更改，但并不影响来源处的数据信息。
4，要根据操作中所涉及到的商检、海关等机构的规定，将发票中的数据信息进行整理以满足规定的需要。
5，在对在对上述操作环节的管理过程中，实现文件的自动输出、打印。比如分柜清单、装柜通知书、商检需要的客户合同、清单、排载需要的排载单、报关需要的报关单、发票、清单、给客户的装船通知、清单等。
七、财务管理
财务管理是对企业经营中的与客户发生的业务往来之间的资金流进行控制、监督的过程，从而完成应收、应付款项的管理工作包括对样品费用、出货收汇、给工厂付款的控制、监督。
八、查询统计
查询统计针对的主要是管理层的应用，是对日常具体操作中的数据信息进行处理后的结果，管理层通过该模块中的查询实现对日常经营中的具体业务情况的了解和掌握、通过统计实现多角度、多方式的数据信息。从而使企业管理者可以全方位了解企业内的情况，为其及时作出管理决策提供了丰富的数据信息。管理者在此基础上可以集中精力抓住重点、有的放矢，提高自身的管理水品。
1，在日常业务处理过程中形成管理者需要的数据信息
在不增加日常业务操作人员额外的工作内容的情况下，将日常业务操作的数据信息转换成多角度、多层面的管理层需要的信息供其控制、监督企业的运营，为其日常经营决策的制定、远期发展的规划服务。
2，在实际的查询、统计的操作中要简单易行
统计条件要能考虑到各个方面：国家（地区）、客户、公司内部的部门、业务员、工厂、时间、结算货币等，而且对这些统计条件可以组合进行查询统计。在数据的显示方式上要考虑不同的方式，比如基本的列表、图标等，以满足不同场合的需要。
3，应该包括对客户样品、客户合同、工厂订单、生产跟踪反馈、出货发票的查询。应该包括对客户样品与客户合同之间对比的统计，客户合同分客户、部门、业务员、地区、结算货币等不同条件的统计，工厂订单分客户、地区、部门、业务员等不同条件的统计。
4，为更好的适应动态应变性、为各操作环节以集成的方式运作，不仅要实现相关人员对需要的数据信息充分共享，还要实现系统的实时提醒的功能、系统的预警功能。对于新增或者修改的文件，不经能让相关人员第一时间的获得提醒、并通过一定的机制清楚的知道相关人员是否已经浏览过该文件信息；对于超过计划以外的事件，要通过一定的机制以区别其他数据信息的方式显示给相关的人员。
5，在完成外贸公司内部实现集成管理的过程中，必须要对系统管理工具进行合理的选型和正确的应用，要实现企业经营过程中对系统工具的驾驭，将具体使用者的实际应用作为使用基础，充分的实现其工具性的功能，让其成为企业日常经营过程中的唯一的操作方式。也只有这样的系统管理工具不仅能实现企业内部的集成管理，而且必将为供应链运营的逐步深入而实现其功能拓展、以及对其的继续应用！
